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En el ajetreo diario del trabajo de una oficina en la que se tiene que trabajar respondiendo pedidos de clientes, atendiendo el teléfono, chequeando correos electrónicos y atendiendo los pedidos del jefe/a, es casi imposible no ser multitasking. Hay varios que piensan que es mejor concentrarse en una sola cosa a la vez, pero hey, ¿quién tiene 20 minutos para sentarse a armar una presentación sin que le suene el celular hoy en día?

Para hacer bien el trabajo, hay que aprender a analizar eficientemente, a priorizar las tareas, a tomar decisiones bajo presión y a concentrarse en una cosa a la vez. El multitaskeo sirve, pero bien aplicado. Y a todo esto, ¿qué es el multitasking? Simple: cumplir varias metas a la vez. No es lo mismo que hacer varias cosas mal a la vez.

Muchos dicen que esta capacidad se tiene o no se tiene, pero la verdad es que yo prefiero acotar esa subjetividad casi creativa a los artistas. Así que si pueden responder un correo y hablar con un cliente por celular, ya pueden considerarse buenos multitaskers.

El tema es que cada vez hay más personas a favor de disminuir el multitaskeo y hacer una cosa a la vez. Entonces, ¿qué es mejor? Pues, lo que se acomode más a nuestra pega.

Y entonces, la verdadera pregunta es, ¿qué se puede hacer para mejorar la productividad? Acá algunos consejos:

1) Pescar menos el correo y usar el teléfono: La realidad obliga a revisar el mail a cada rato... esto crea demoras en nuestro quehacer, luego ansiedad y cuando vemos que son las 11 de la mañana y no hemos hecho ni la mitad de lo que teníamos planificado, la pega resulta frustrante.

Pues en el 90% de los casos, es mucho más rápido solucionar un tema llamando a la persona en cuestión. Si dejamos ese correo en pendientes, se nos va a empezar a acumular en la INBOX y no podremos atenderlo como corresponde después.

Un ejemplo: si nos llega un correo en que están cotizando algo, es mejor escribir el presupuesto y enviarlo de inmediato. Esto no debería tomar más de 10 minutos. Pero, ¿qué pasa si necesitamos sopesar algunos factores que no están bajo nuestro control (por ejemplo la logística o un valor que desconocemos)?. Si no tenemos el teléfono, será mejor que le respondamos con un correo que indique cuándo se le podrá entregar dicho presupuesto, acotando, obviamente, si es que lo necesita con suma urgencia. Y si se tiene el número, acaso no es más "eficiente" llamar al cliente y preguntar más detalles de la cotización de inmediato y luego decirle, ok, puedo tener esto en la tarde de mañana, le parece bien? 5 minutos al teléfono y ya habremos causado una excelente impresión al cliente, ya que lo contactamos de inmediato y, sobre todo, le aseguramos un tiempo de respuesta. ESO es mucho más eficiente que mandar un correo casi automático que diga, puedo atenderlo más tarde.... no cierto??

2) Aprender a enfocarse: esto equivale a aprender a concentrarse en la ejecución de una cosa a la vez y es, justamente, lo contrario del multitaskeo. La concentración pasa por la capacidad que tenemos de bloquear las distracciones del entorno (ruidos, conversaciones, etc., etc.) para escuchar,  procesar, entender y responder correctamente a lo solicitado. Hay ejercicios  que se pueden practicar para mejorar la atención y la concentración. Basta con buscar en google... y hacerlos todos los días.

Meditar, jugar juegos de mesa, aprender algo nuevo (un idioma, kung-fu, a tocar un instrumento musical), incluso hacer malabarismo o arreglar un ventilador, todo ello es beneficioso para el cerebro porque obliga a utilizar las neuronas en algo nuevo.

Algunos sitios web que les puedo recomendar para ejecitar su cerebro online:

http://www.lumosity.com/

http://www.brainmetrix.com/

http://www.gamesforthebrain.com/spanish/

3) Aprender a priorizar: Si no aprendemos a priorizar las tareas por orden de urgencia o importancia, es que sencillamente no sabemos hacer la pega. Por eso, es crucial contar con el apoyo del jefe/a para poder aprender cuándo algo es urgente y cuándo puede delgarse o dejarse para el siguiente día. Y si no se cuenta con ese apoyo, al menos deben contar con su confianza para tomar decisiones. Si no existe ni lo uno ni lo otro, será mejor conversar las cosas... antes de cambiarse de pega, jajaja.

Y repitan el mantra: "No hay que preocuparse, hay que ocuparse". No hay que culpamos por no lograr terminar la lista de pendientes ni achacarnos por no alcanzar a cumplir con todo. Así es el trabajo!!